Organizza una riunione efficace. Segui i consigli di Andy Grove

cokme gestire una riunione efficace - High Output Management

Una persona o fa una riunione o lavora.
Peter Drucker

Negli ultimi tempi hai partecipato ad riunione efficace? Quante volte ti è capitato di vedere tutti i partecipanti con il laptop o con lo smartphone a fare altro. Ci sono più di 10 invitati e non c’è un’agenda precisa.

Durante la riunione inzi a parlare ma la discussione diverge, ognuno dice la sua. Ti sembra brutto interrompere gli altri così tutti parlano senza un obiettivo preciso. Nel bel mezzo della riunione qualcuno riceve una telefonata (non aveva silenziato il telefono) e risponde quasi con soddisfazione “Ci sentiamo dopo, sono in riunione”, la classica frase. La riunione non finisce nei tempi, non vengono prese delle decisioni e non si definiscono delle azioni concrete. Non basta. Finito il meeting sei proprio convinto di aver perso tempo. Chiaramente nessuno manda una nota con delle azioni puntuali.

Il Wall Street Journal Europe afferma che passiamo circa 20 ore alla settimana in riunioni, ovvero dal 30 al 50% del nostro tempo totale disponibile. Secondo questo studio, in media un manager “consuma” circa 400 ore alla settimana del tempo dei suoi collaboratori tra riunioni e mail.

Un altro studio di Bain & Company dimostra che i manager sprecano non meno del 15-20% del loro tempo in riunioni evitabili e che i top manager di tutto il mondo trascorrono più o meno due giorni interi alla settimana per gli incontri ai vertici. Non basta. Il 22% dei partecipanti, durante una riunione, invia tre o più messaggi di posta elettronica per ogni mezz’ora di tempo passata in “riunione”.

Ma allora, come puoi salvarti da queste riunioni “ruba-tempo”? Come “cavolo” va organizzata una riunione efficace? Come possono essere prese delle decisioni che poi possano messe in pratica con delle azioni?

Non esiste la formula ideale per la riunione efficace ma esistono le esperienze e i consigli di chi ci è già passato. Mi sono appuntato i consigli pratici del leggendario fondatore di Intel, Andy Grove, su come costruire delle riunioni “utili” e su come prendere delle decisioni in modo efficace. Niente “Fuffa”. Solo consigli pratici, tratti dal libro High Output Management, che puoi mettere in pratica da domani.

Indice

1. Le riunioni sono uno strumento importante, impara ad usarle nel modo corretto.

Il lavoro di un manager è quello di raccogliere informazioni, dare informazioni, prendere decisioni, influenzare gli altri e essere un modello con il proprio comportamento. Le riunioni e gli incontri sono un strumento attraverso cui il lavoro è svolto.

È uno strumento potente che deve, però essere usato con cautela e seguendo delle regole, altrimenti può provocare un’enorme perdita di tempo. Inoltre la cattiva gestione degli incontri è anche contagiosa.

Esistono due tipi di riunioni:

Riunioni “process-oriented” orientate ad un processo: in questo tipo di incontri si condividono informazioni
Riunioni “mission-oriented” orientate alla risoluzione di un problema

Riunioni “process-oriented”: Riunioni per condividere informazioni

Le riunioni “process-oriented” si svolgono in base a una pianificazione regolare. Sono di tre tipi.

Incontri “One-to-one”
Incontri di staff (“Staff Meeting)
Incontri di aggiornamento (“Operation Reviews”)

Incontri “One-to-One”

Si tratta degli incontri fatti tra te e una delle tue persone. Segui le regole di Andy.

Frequenza: una volta alla settimana con una persona del tuo gruppo inesperta e una volta ogni poche settimane con una persona esperta
Durata: almeno un’ora
Dove: dentro o vicino all’ufficio della persona del tuo gruppo
Cosa: ragionare insieme sui risultati raggiunti, l’incontro dovrebbe anche coprire qualsiasi cosa importante che sia accaduta dall’ultima riunione, problemi che preoccupano.
Ruolo del manager: Sei lì per imparare e per istruire.
Come: “Fai un’altra domanda!” Quando pensi che la persona del tuo gruppo abbia detto tutto quello che vuole su un argomento, poni un’altra domanda
Prendi appunti: fallo per evitare che la tua mente vada alla deriva e anche per aiutarti a digerire le informazioni che senti e vedi.

Incontri di staff (“Staff Meeting)

Questo tipo di riunione è tra il manager e tutte le sue persone del suo gruppo. Ecco i consigli di Andy:

Non influenzare troppo le decisioni. Lascia che il gruppo arrivi a decidere. Bilancia l’essere leader, osservatore, facilitatore e decisionista.
Cosa dovrebbe essere discusso: tutto ciò che interessa a più di due delle persone presenti. Se l’incontro degenera in una conversazione tra due persone che lavorano su un problema che interessa solo loro, dovresti interromperlo e passare a qualcos’altro che interessi a più persone, suggerendo che i due continuino lo scambio più tardi.
Quanto dovrebbe essere strutturato l’incontro? Dovrebbe essere controllato, con un ordine del giorno condiviso con sufficiente anticipo. Dovrebbe anche includere una “sessione aperta”.

Incontri di aggiornamento (“Operation Reviews”)

Sono gli incontri tra manger responsabili di differenti aree. Il formato dovrebbe includere presentazioni formali in cui i manager descrivono il loro lavoro ad altri manager che non sono i loro diretti supervisori e ai colleghi di altri dipartimenti dell’azienda. In questo tipo di incontri saranno presenti:

Responsabile dell’organizzazione: aiuta i relatori a decidere quali problemi e quali dettagli presentare, prenota la riunione e mantiene il controllo sul tempo e sulla logistica.
Responsabile della revisione: il supervisore senior pone domande, fa commenti ed è un esempio per gli altri
Manager che presentano
Pubblico: fa domande e fa commenti.

Riunioni “mission-oriented”: Riunioni per la gestione di un problema specifico

Le riunioni “mission-oriented” sono ad-hoc, progettate per produrre un output specifico come una decisione. La chiave del loro successo è la corretta gestione da parte di chi organizza la riunione (“chairman”). Le riunioni di routine (one-to-one e staff-meeting) si prendono cura dell’80% dei problemi. Sono necessarie riunioni mission-oriented per affrontare il resto. Se trascorri più del 25% del tuo tempo in riunioni “mission-oriented”, significa che non sei organizzato bene e stai lavorando male. Chi sarà presente? Con quali compiti?

Chairman:
- Prima di chiamare una riunione deve chiedersi: Cosa sto cercando di ottenere? È necessario un incontro? Non deve chiamare una riunione se entrambe le risposte non sono sì.
- Deve Coinvolgere sempre meno di 7 persone
- Deve individuare chi deve partecipare e cercare di convincerlo a farlo. Se qualcuno non può venire, deve chiedere se può inviare qualcuno al suo posto.
- È responsabile della gestione del tempo e della disciplina.
- Deve inviare prima della riunione l’agenda, l’obiettivo dell’incontro e cosa si aspetta dai presenti per ottenere il risultato desiderato.
- Una volta terminata la riunione, il chairman deve inviare una nota con le decisioni prese e le azioni da intraprendere. È molto importante che i partecipanti ricevano la nota rapidamente, prima di dimenticare cosa è successo.
Ogni persona invitata alla riunione:
- Deve sempre chiedersi se ha senso che partecipi alla riunione. Se non lo ritiene opportuno deve informare il chairman. Deve inoltre capire lo scopo di una riunione prima di impegnare il suo tempo.

La riunione efficace è possibile.. ma non è facile

Segui tutti i consigli di Andy Grove e riuscirai a costruire le tue riunioni senza perdere il tuo tempo e far perdere tempo agli altri. Non solo. Organizzerai molti meno incontri di quanto avresti mai pensato.

È possibile ma non è facile perchè le persone che partecipano alle riunioni non vorranno cambiare le loro “cattive” abitudini. Ci sarà sempre chi vorrà mandare messaggi con il PC o con lo smartphone durante la riunione o chi vorrà affrontare temi non presenti in agenda. Questi “cattivi” comportamenti vanno combattuti, non devono essere sopportati altrimenti le “cattive” abitudini diventeranno la normalità.

Ti interessano i consigli di Jason Fried, fondatore di Basecamp, su come non impazzire al lavoro? Leggi l’articolo “La ricetta di Jason Fried per non impazzire al lavoro”.

2. Segui queste regole quando prendi delle decisioni

Processo decisionale corretto

Per prendere delle decisioni in modo corretto devono essere seguiti i seguenti passi:

Discussione libera: Prima di tutto discuti apertamente durante la riunione tutti i punti di vista e gli aspetti di un problema. Ognuno deve dire la sua opinione indipendemente se è un manager o il presidente o un tecnico specializzato. Sembra una cosa ovvia ma succede raramente.
Decisione chiara: Quando la discussione libera è terminata va articolata chiaramente la decisione. Sembra una cosa ovvia ma non lo è. Quando la decisione è controversa ci sarà sempre qualcuno che tenterà di rimetterla in discussione più avanti. È importante chiarire tutti i dettagli di una decisione altrimenti ci sarà sempre il “sabotatore” che poi dirà “questo dettaglio non era stato discusso per cui dobbiamo ridiscutere la decisione”.
Supporto completo: Una volta che la decisione è stata chiarita in tutti i suoi dettagli bisogna chiarire con tutti che una decisione deve poi essere messa in pratica. Perchè spesso le decisioni non si mettono in pratica? Perchè ci possono essere i sabotatori, tutti quelli che non sono d’accordo con la decisione presa. Quando si prende una decisione si può non essere d’accordo con il resto del gruppo ma bisogna impegnarsi nel supportare la decisione presa. Nella maggior parte dei casi chi non è d’accordo con la decisione presa poi rema contro. Ognuno si deve impegnare a sostenere la decisione, anche se non è d’accordo. Sembra facile da dirsi ma molte volte è difficile da mettere in pratica. L’unico strumento che si ha è quello di chiarire con tutti che serve il supporto completo da parte di tutti anche da chi non è d’accordo. I sabotatori non possono far parte del gruppo.

I disagree and commit all the time
Jeff Bezos – CEO Amazon

Se vuoi capire come individuare i “sabotatori” in un gruppo leggi l’articolo Mauro Berruto e il mestiere di costruire squadre

Chi deve prendere le decisioni

Un aspetto molto importante è che le decisioni dovrebbero essere elaborate e poi prese dalle persone che conoscono meglio la situazione al più basso livello possibile. Spesso succede che le decisioni vengano prese in base allo status o al livello aziendale da persone che non conoscono nel dettaglio il problema. È un grande errore.

La scelta migliore è che le decisioni siano prese da un mix di persone, manager con una “bella” visione, persone che conoscono il dettaglio tecnico e persone di esperienza.

I “freni” nascosti: La sindrome “Peer-Group” e la sindrome della paura del capo

Ci sono due problemi che non devono essere sottovalutati e che possono condurre verso decisioni errate.

Quando un gruppo di persone di pari livello deve prendere una decisione, tutti cercano il consenso a tutti costi. Se qualcuno non è d’accordo evita di prendere posizione per non mettere in discussione l’opinione condivisa. Andy Grove la chiama sindrome del gruppo dei pari (“Peer-Group”). Per evitare questa sindrome è importante che in queste riunioni sia presente un manager o una persona senior in grado di scardinare questa logica.

Senza una persona senior, le riunioni possono ristagnare fino a quando il gruppo raggiunge un’opinione condivisa, inibendo la fase di discussione libera.

Esiste anche un’altra sindrome simile ma opposta. Le persone di livello inferiore o più junior hanno paura di esprimere la loro opinione di fronte ad una persona più senior o al capo. Questo succede per paura di ripercussioni sulla propria carriera lavorativa. In questi casi è fondamentale che il manager senior abbia un atteggiamento aperto durante il processo decisionale.

Il momento giusto di prendere una decisione

È importantissimo che il manager non forzi la mano in modo prematuro per prendere una decisione. La fase della discussione libera e aperta è necessaria. Quando però ha la sensazione che sono stati affrontati tutti i dettagli, occorre arrivare ad una conclusione. Il manager deve guidare il gruppo verso la decisione finale.

Uno dei compiti chiave del manager è rispondere in anticipo a 6 domande importanti:
• Quale decisione deve essere presa?
• Quando deve essere presa?
• Chi deciderà?
• Chi dovrà essere consultato prima di prendere la decisione?
• Chi ratificherà o porrà il veto alla decisione?
• Chi dovrà essere informato della decisione?

Le sei domande devono essere note al manager sin dall’inzio per evitare che venga fatta una riunione inutile. Se c’è una persona che può porre veto è bene dirlo subito all’inzio della riunione. Non può essere una sorpresa dopo la riunione.

Se sei interessato ai consigli pratici di Andy Grove leggi l’articolo I consigli concreti di Andy Grove – High Output Management

Conclusioni

Inizia a mettere in pratica almeno due cose. Servono solo due ore.

Fai una previsione di come impiegherai il tuo tempo la prossima settimana. Costruisci la tua agenda. Quanto tempo utilizzerai in riunioni? Quali di queste riunioni sono “process-oriented”? Quali di queste riunioni sono “mission-oriented”? Se le riunioni “mission-oriented” sono più del 25% del tuo tempo, cosa dovresti fare per ridurle? (1h)
Fai una lista di decisioni che devi prendere. Prendi le prime tre decisioni (le più importanti) e usa l’approccio delle 6 domande. Scrivi le tue risposte e analizza il tuo processo per prendere decisioni. (1h)

Chi è Andy Grove?

Andy Grove nasce il 2 settembre 1936 in Ungheria (il suo vero nome è András István Gróf, cambiato in Andrew Stephen Grove una volta sbarcato negli Stati Uniti nel 1957). È una delle figure più importanti di sempre per lo sviluppo dell’industria informatica. In veste di Director of Engineering di Intel, guida la trasformazione dell’azienda da produttrice di memorie DRAM a produttrice di processori evitando il fallimento di Intel. È stato anche autore di testi universitari, professore presso Stanford e tra i più importanti (e imitati) dirigenti d’azienda della Silicon Valley. Andy Grove e sua moglie Eva, si sono sposati nel 1958, hanno avuto 2 figlie.

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1. Le riunioni sono uno strumento importante, impara ad usarle nel modo corretto.