La ricetta di Jason Fried per non impazzire al lavoro

Jason Fried - It doesn't have to be crazy at work

Sei in vacanza al mare con la tua famiglia, finalmente puoi passare più tempo con i tuoi figli.

Una bellissima mattina, colazione in terrazza e poi tutti in spiaggia. Il mare è bellissimo, trasparente e tiepido.

Stai per fare un bel tuffo quando il tuo smartphone squilla… NOOOO … è il tuo capo (che di certo non si chiama Jason Fried).

Ti chiede una cosa stupidissima, che avrebbe potuto sapere sforzandosi solo chiedendo ad un’altra persona che lavora con te. Si giustifica e dice che anche lui in ferie ma lo ha chiamato il suo capo che è stato chiamato, a sua volta, dall’amministratore delegato e la cosa è estremamente importante. È sempre questione di vita o di morte.

Quante volte ti è capitato? Immagino tante volte. In base alle statistiche citate da Ansa, 6 italiani su 10 scaricano le mail di lavoro durante le vacanze e quasi la metà degli italiani dice di leggerle tutti i giorni. l’85% degli italiani dichiara di fare o ricevere chiamate di lavoro anche in vacanza, percentuale notevolmente superiore alla media europea (68%).

Questa è una delle tante pazzie del mondo del lavoro che Jason Fried, fondatore e CEO di Basecamp, e David Heinemeier, co-fondatore di Basecamp, prendono in esame nel loro libro “It doesn’t have to be crazy at work“.

Il mondo del lavoro oggi è malato. Il Caos non dovrebbe essere la normalità nel lavoro. L’ansia non è il prerequisito per il progresso. Stare seduti tutto il giorno in riunioni non è richiesto per avere successo. Sono tutte perversioni del lavoro.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier (traduzione in italiano)

Lavori in un’azienda, sei un manager o fai l’imprenditore? Vuoi provare a non impazzire al lavoro?

Mi sono appuntato alcuni consigli di Jason Fried e David Heinemeier tutti per te.

Indice

1. Puoi avere una vita oltre al lavoro :)

Puoi giocare con i tuoi figli ed essere un imprenditore di successo. Puoi avere un hobby. Puoi prenderti cura del tuo fisico. Puoi leggere un libro. Puoi vederti un film stupido con tua moglie o con tuo marito. Puoi prenderti il tempo di cucinare. Puoi fare una bella passeggiata.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier (traduzione in italiano)

2. Non pianificare troppo a lungo termine

In Basecamp non fanno piani a 5 anni, piani a 3 anni e nemmeno un piano ad un anno. Nada. Ogni sei settimane decidono su cosa lavoreranno nelle prossime sei settimane. È il solo piano che fanno.

3. Difendi il tuo tempo

Se lavori 40 ore ogni settimana puoi fare grandi cose. Non è necessario lavorare di più. Se 40 ore non ti bastano, significa che devi selezionare cosa fare e non lavorare di più.

Non condividere il tuo calendario. Il tempo è tuo. Quando qualcuno prende il tuo tempo, a lui non costa nulla, costa solo a te. Se non sei padrone della maggior parte del tuo tempo, non potrai essere calmo. Ti sentirai sempre frustrato.

4. Se vuoi fare un lavoro di valore, concentrati senza distrazioni per 2-3 ore

Quando è stata l’ultima volta che hai dedicato 3 o 4 ore senza interruzioni a te stesso o al lavoro?

Non potrai essere efficace se “spezzetti” un’ora in intervalli da 15 minuti in cui fai sempre varie cose in parallelo. Sarai ancora meno efficace se la tua ora sarà piena di distrazioni come mail, telefonate e notifiche di ogni tipo. Alla fine della giornata, ti chiederai: “Cosa ho fatto oggi?”

Se vuoi approfondire il tema della capacità di concentrasi senza distrazioni leggi l’articolo dedicato al libro di Cal Newport “Deep Work”

5. Sii Efficace e non occupato

Non riempire le giornate di cose da fare solo per farti vedere occupato. Essere efficienti significa riuscire ad ottenere un obiettivo nel minor tempo possibile, cosi da poter dedicare il tempo ad altre cose.

È una bella sensazione non avere nulla da fare.

6. L’aspettativa di avere una risposta subito, è una cazzata

Prima ti manda una mail. Poi se non vede la tua risposta in pochi minuti, ti manda un messaggio. Non rispondi? Parte con la telefonata e ti dice: “Ti ho mandato una mail e un messaggio. e bla bla bla”. Si tratta di una crisi? In questo caso può essere giustificato. Ma si tratta sempre di crisi?

Nella maggior parte delle situazioni l’aspettativa di una risposta in tempo reale è una cazzata. Se tutti rispondessero in tempo reale nessuno porterebbe a termine il proprio lavoro. La maggior parte delle cose può attendere.

Attendere è ok. Non crollerà il mondo.

7. La riunione è la tua ultima risorsa

Organizzare riunioni dovrebbe essere l’ultima scelta da fare, e solo se non se ne può proprio fare a meno.

In Basecamp la cosa più difficile è pianificare le riunioni. L’obiettivo è tenere le persone fuori dalle riunioni in modo che abbiano più tempo della giornata per il lavoro. Alcune regole per scoraggiare le riunioni:

Definisci dei criteri per organizzare una riunione: Obiettivi, Agenda, Numero massimo di partecipanti. Ognuno deve rispettarli.
Non invitare le persone alle riunioni se non devono essere presenti.
Invita al massimo tre persone.
Nessun calendario condiviso.

8. Non aver paura di perdere qualcosa

Prendi in mano il tuo smartphone decine di volte al giorno? Controlli molto spesso la tua mail di lavoro, Linkedin, Twitter, Facebook, Instagram stories, i gruppi Whatsapp? Hai tutte le notifiche attivate? Sei anche tu preso dalla paura di perdere qualcosa.E se ci fosse una novità super importante?

Questa paura ti porta a non concentrarti sul tuo lavoro e sui tuoi obiettivi. Goditi i momenti in cui sei fuori da tutto!

Fuck that. People should be missing out! Most people should miss out on most things most of the time. That’s what we try to encourage at Basecamp. JOMO! Joy of missing out.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

Vuoi scoprire quanto tempo passiamo sui Social? Leggi questo POST “The Four. Sentiamo che ne pensa Scott Galloway di Facebook e Google”

9. L’azienda non è la tua famiglia

Non significa che non devi rispettare le persone con cui lavori. Puoi anche esserci amico. Ma togli di mezzo dalla tua testa questa idea dell’azienda come una famiglia. Si tratta spesso di un metodo subdolo per mettere il lavoro al centro di tutto.

Il fatto di invocare il concetto di famiglia ti fa venire in mente il dono. Il passo successivo è lavorare quando sei in vacanza o durante la notte.

The best companies aren’t families. They’re supporters of families.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

10. Pensa alla fiducia come a una batteria che deve essere caricata

Tobias Lütke, CEO di Shopify, ha coniato l’espressione “la fiducia è una batteria”. Quando assumi qualcuno, la batteria è carica al 50%. Ogni volta che interagisci con loro, aumenta o perde carica.

Lo stato della batteria della fiducia è la somma di tutte le interazioni fino a quel momento. Se vuoi ricaricare la batteria dovrai fare cose differenti nel futuro.

11. Il lavoro non è più importante del tuo sonno

C`è una cultura malata delle aziende dove di dice che il sonno è per i deboli. Basta dormire poche ore ogni notte. Cazzata.

Non vale la pena scambiare il lavoro per ore di sonno. Dormi 8 ore ogni notte e avrai una vita più salutare e più soddisfazioni anche al lavoro.

12. Assumi una persona per quello che sa fare e non per il CV

Quando devi assumere una persona non focalizzarti solo sul Curriculum. Le due cose importanti sono chi è la persona e cosa può fare. Questa regola è valida anche per te che cerchi lavoro o cambi lavoro. Non farcire il tuo CV di attestati e titoli. Scrivi poche cose che descrivono come sei e cosa puoi fare.

In Basecamp quando devono assumere una persona defniscono una lista di finalisti. Ai finasliti viene assegnato un progetto reale da portare a termine in un tempo ragionevole. Ognuno viene pagato 1500$. L’idea è quella di focalizzarsi sulla persona e su cosa sa fare. Non ci sono pregiudizi basati sulla mancanza di istruzione o mancanza di anni esperienza nella stessa posizione.

13. Stai attento ai Benefit aziendali mascherati

Molte aziende ti offrono la cena aziendale e la birra del venerdì, ti mettono a disposizione le sale con i giochi, il servizio lavanderia e le stanze per fare un pisolino. Sono tutti modi per massimizzare il tempo che passi in ufficio e al lavoro.

Jason Fried in Basecamp offre questi benefit “fuori dall’ufficio” a tutti i dipendenti qualsiasi sia la loro posizione.

Vacanza pagata ogni anno per chi ha più di un anno di anzianità. 5000$ per ogni persona o per ogni famiglia
Da maggio a settembre week-end di tre giorni. Tutti possono scegliere se non lavorare il lunedì o il venerdì.
30 giorni pagati di periodo sabbatico ogni tre anni.
1000$ ogni anno per un corso su qualsiasi cosa si voglia. Corso di cucina? di chitarra?
2000$ ogni anno per beneficienza all’ente che si sceglie
Frutta e vegetali km0 per la famiglia di tutti i dipendenti.
Un massaggio ogni mese in una SPA, lontano dall’ufficio
100$ ogni mese per il fitness

14. Pensa al tuo ufficio come una biblioteca

Hai presente il casino che regna negli open space? Persone che parlano, conference call con vivavoce, persone che passano e ti chiedono le cose. Come è possibile lavorare così? Gli uffici moderni sono le fabbriche dell’interruzione. Quando devi portare a termine qualcosa, di solito l’unico posto dove non andare è l’ufficio.

In spaces like that, distractions spread like viruses. Before you know it, everyone’s infected.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

L’unico modo per lavorare in open space è istituire le regole della biblioteca. Ogni biblioteca è calma, silenziosa, parlano in pochi e sotto voce. Tutti conoscono le regole della biblioteca. Se sei scettico che possa funzionare, all’inzio istituisci in ufficio un giorno al mese con le regole della biblioteca. Tutti ti chiederanno di estendere le regole.

15. Quando sei in vacanza, non lavorare

Ti piacerebbe spegnere il PC e disistallare l’app dell’azienda dove lavori dal tuo smartphone prima di partire per le vacanze? Jason Fried ha istituito questa regola in Basecamp. Vietato lavorare, controllare mail e rispondere a messaggi o telefonate in vacanza.

The reality is that most companies don’t actually offer their employees any real vacation time. All they offer “fakecation” where employees can still be reeled into conference calls, asked to “hop on a quick call about something”, or expected to be available whenever a question comes up.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

16. Gestisci un progetto seguendo queste semplici regole

Le chat di gruppo costituiscono uno strumento marginale. Non devono diventare degli incontri che durano tutto il giorno senza agenda.
Non impostare delle scadenze impossibili (“Dreadlines”). Pensa alle scadenze in base al budget e non alle stime. Le stime sono spesso errate.
Evita di organizzare presentazioni di nuove idee o progetti dove tutti possono dare il loro giudizio subito. Siamo portati a reagire senza pensare. In Basecamp un progetto è scritto in documento che viene pubblicato e analizzato dalle persone coinvolte con calma.
Le cattive abitudini battono le buone intenzioni. Se ci sono cattive abitudini in un gruppo di lavoro, vanno cambiate subite prima che diventino la nuova normalità.
I gruppi di lavoro possono lavorare in modo indipendente. Non cercare di creare troppe connessioni se non servono.
Non cercare il consenso a tutti i costi. È più importante prendere una decisione giusta che cercare il consenso di tutti e prendere una decisione sbagliata. Come dice Jeff Bezos “I disagree and commit all the time”
Costruisci sempre gruppi piccoli, al massimo di tre persone. Possono essere fatte grandi cose da un piccolo gruppo di tre persone. In Basecamp raramente si fanno riunioni con più di tre persone.
Trova il modello che funziona per te e portalo avanti.

We love three.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

17. Non cercare sempre la perfezione

Non cercare la perfezione in ogni cosa. Cercare di essere perfetti sempre è un gran spreco di energie. Piuttosti che cercare di curare ogni dettaglio in ogni cosa, utilizza le energie per separare ciò che è veramente importante da ciò che non lo è. “If it’s never enough, then it’ll always be crazy at work”.

Non utilizzare la maggior parte del tuo tempo a cercare l’idea perfetta. Metti in pratica una buona idea e vedi come va nel mondo reale. Puoi sempre tornare indietro se non funziona

Happiness is shipping: finishing good work, sending it off, and then moving on the next idea.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

18. Fai Meno cose

Time management hacks, life hacks, sleep hacks sono tutte cazzate. Riflettono l’ossessione di voler fare troppe cose.

L’unica soluzione è fare meno cose. Prova a eliminare ciò che non è necessario. Se devi fare 12 cose non cercare di trovare il modo di ottimizzare il tempo e capire come far entrare le 12 cose nel tuo tempo. Elimina 7 delle 12 cose e avrai il tempo per fare le 5 cose che rimangono.

Ad esempio in Basecamp inzialmente accettavano il pagamento tramite assegni e carta di credito. Il pagamento tramite carta di credito è completamente automatizzato. Il pagamento tramite assegno richiedeva lavoro manuale. Invece di assumere qualcuno che potesse gestire gli assegni hanno deciso di accettare pagamenti solo tramite carta di credito.

Too much shit to do is the problem
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier

19. Il Potere del no

NO è più facile da fare, SI è più facile da dire.
NO è NO ad una cosa. SI è NO ad un migliaio di cose.
NO è specifico.SI è generale.
Quando dici NO ora, puoi tornare indietro e dire SI dopo.
Se dici SI ora, è più difficile poi dire NO dopo.
It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried and David Heinemeier (traduzione in italiano)

Non fare niente può essere un’opzione. Non la scartare sempre.

Il famoso detto “Facciamolo ad ogni costo” (“Whatever it takes”) porta a lavorare giorno e notte, al malcontento e ad un cattivo risultato. Piuttosto che dire ad ogni costo e accetta dei compromessi, impara a dire no a qualcosa e focalizzati.

20. Scegli la calma nel lavoro seguendo delle semplici regole

Rischia senza mettere a rischio te stesso
Lavora in un’azienda profittevole. Costruisci un’azienda profittevole e mantienila sempre profittevole
Il peggior cliente è quello che non puoi permetterti di perdere.
Se vuoi conoscere la verità su qualcosa che vuoi lanciare. Lancia il progetto e impara.
Accetta il fatto che qualcuno può copiare quello che stai facendo. Non te la prendere.
Scegli di lavorare per un’azienda attenta a difendere il tuo tempo e la tua attenzione. Crea un’azienda attenta a difendere il tempo e l’attenzione dei dipendenti.

Conclusioni

Stai proteggendo il tuo tempo e la tua attenzione?
Hai tutte le notifiche attive e controlli sempre la mail e il tuo smartphone?
Stai cercando di fare CentoMila cose durante la giornata o durante la settimana lavorativa?
Ti aspetti risposte immediate dalle persone?
Stai riempiendo la tua giornata lavorativa di continue riunioni con tante persone?
Stai cercando di finire un progetto mentre ne inizi uno nuovo?
Lavori fino a notte tarda rinunciando ad ore del tuo prezioso sonno?
Quando sei in vacanza lavori?
Dici di SI a tutto e a tutti?

È ora di cambiare :)

Chi è Jason Fried?

Jason Fried è il cofondatore e CEO di 37signals che poi ha preso il nome di Basecamp. È un’azienda di Chicago, con dipendenti in tutto il mondo, che ha sviluppato un tool di project management. Ha scritto vari libri tra cui Rework, Remote e It doesn’t have to be crazy at work.

Chi è David Heinemeier?

David Heinemeier è il cofondatore di Basecamp e coautore dei libri Rework, Remote e It doesn’t have to be crazy at work. Ha anche creato il software toolkit Ruby on Rails, usato per lanciare Twitter, Shopify, GitHub, Airbnb e Square. Originario della Danimarca si è poi trasferito a Chicago nel 2005.

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